Метод Канбан - консультирование и обучение
На Ваши вопросы отвечают эксперты в области визуального управления компанией
Алексей
Козачко
 
Олег
Суворин

Найти возможность для максимально эффективной организации работы является важным моментом независимо от того каким видом бизнеса которым Вы занимаетесь. Принципы бережливого производства Lean помогут Вам найти способы для уменьшения потерь и увеличения эффективности. Несмотря на то, что принципы бережливого производства были изначально разработаны и использованы в производстве, эти принципы позже стали применяться в различных видах бизнеса, будь то разработка программ, бухгалтерские услуги или ведение домашнего хозяйства. Большинство людей использующих принципы бережливого производства Lean рассматривают их, как набор инструментов, которые содержат различные методы или возможности. Эти методы могут быть применены согласно специфике процессов в компании или проблемам которые нужно решить. Более того эти методы могут быть легко адаптированы или изменены согласно нуждам компании. Один из таких полезных и популярных методов бережливого производства есть метод Канбан.

Большинство проектов могут быть рассматриваться как процесс, набор шагов или задач, выполнение которых приводит к определенному желаемому результату. Есть различные виды процессов – простые и сложные, индивидуальные и командные, быстрые и требующие большого количества времени. Иногда сложные процессы состоят из серии меньших проектов. Канбан - это метод управления потоком информации (или задач) в процессе достижения цели. Отсутствие во время какой-либо нужной для работы вещи приводит к простоям и потерям. С другой стороны, когда мы перегружены незаконченной работой это также особая форма потерь. Канбан - это метод позволяющий изучить и управлять оптимальным потоком работы в процессе достижения цели.

Существует 3 простых правила внедрения Канбан
Канбан - консультирование и обучение

1. Визуализируйте рабочие процессы
Канбан-доска позволит Вам видеть статус всех задач компании в реальном времени

2. Ограничьте незавершенную работу
Независимо от размеров проекта и количества рабочих существует оптимальное количество начатых задач и незавершенной работы, которое может выполняться без потери эффективности. Канбан метрики позволят Вам найти это оптимальное значение.

3. Измеряйте и улучшайте поток
Канбан метрики помогут Вам оптимизировать поток и увеличить производительность. Отличная новость в том, что канбан легко ложится на любой существующий процесс и Вам не нужно начинать что либо заново. Также будьте уверены, что с канбан не повредит тем процессам которые Вы и так далаете отлично. Риски внедрения метода канбан минимальные.

Нужен ли мне Канбан?

Несмотря на то, что канбан был заимствован из производства, его принципы полезны для любой сферы деятельности, включая сферу услуг. Приведу несколько примеров.

  • Архитекторы используют канбан для дизайна и строительства домов.
  • Команды разработчиков программ используют канбан для написания и отладки программ. Студенты используют канбан для работы над домашним заданием.
  • Семьи используют канбан для организации хозяйственной работы.
  • Отделы продаж используют канбан для координации процесса продаж.
  • Руководители используют канбан для организации личной жизни и бизнес активности.

Если Ваша деятельность сложнее чем надеть ботинки, то несомненно метод канбан и система KanbanDesk поможет сделать это проще.

У Вас есть чувство, что Вы заняты и ничего не делается?

А может Вы чувствуете, что Ваша работа делается не настолько эффективно как может быть? Трудно ли Вам ответить на вопросы:

  • Где мы находимся сейчас?
  • Когда это будет сделано?
  • Кто ответственный за это?
  • Что мне действительно нужно делать сейчас?

Ответ на подобные критические вопросы, уже в ближайшем времени приводит к улучшениям и устранению потерь. Это одна из важных причин, почему стоит обратить внимание на канбан.

Что я должен буду менять?

Лучшая вещь в отношении применения метода канбан - это то, что Вам не придется перекраивать все ваши текущие методы и процессы. Канбан дает возможность визуализировать то, что Вы уже сейчас делаете когда пытаетесь разобраться в вопросе улучшения эффективности труда или производительности компании. С помощью канбан Вы просто накапливаете улучшения в Вашем бизнесе. И Вам не нужно менять что-либо, до тех пор пока Вы не установили какие именно действия приведут Вас к улучшениям, и только после этого Вы готовы и можете внедрять изменения.

Как начать использовать канбан?

Наиболее сложная часть каждой задачи это ее начать. Ключ к успеху в этом - знать в чем заключается первый шаг. Последовательность внедрения канбан для компании следующая

  1. Создайте карту Вашего рабочего потока

    Откуда приходят задачи? Как расставляются приоритеты? Кому поручается выполнение? Что нужно делать чтоб выполнить задачу причем правильно? Это и будет Вашей рабочим картой рабочего потока. Вот примеры рабочих потоков

    • Домохозяйство:   Очередь   →   В работе   →   Готово
    • Отдел продаж:   Регистрации   →   Качественные регистрации   →   Презентация   →   Ком. предложение   →   Рассмотрение   →   Контракт   →   Работа   →   Поддержка
    • Программный проект:   Очередь   →   Требования   →   Дизайн   →   Разработка   →   Тестирование   →   Утверждение   →   Внедрение   →   Поддержка

    Отправной точкой для создания рабочего потока есть Ваш реальный существующий процесс. Если по ходу выявятся какие либо источники потерь или бутылочные горлышки, недостающие или лишние шаги то они всплывут на поверхность и рабочий поток сможет быть откорректирован в соответствии с тем что лучше всего работает в Вашей компании.

  2. Для каждого шага продумайте сколько задач Вы можете делать одновременно. К примеру, программисту, скорее всего лучше сфокусироваться на написании одной процедуры. В тоже время менеджер может одновременно работать над получением 3 или 4 клиентов. Это есть Ваш лимит начатых задач или незавершенной работы. Вначале Вы можете менять это значение и отслеживать изменения. Но не ставьте очень большое число для этого параметра, так как позже будет намного сложнее исправить неэффективную работу. Чем меньше значение одновременно начатых задач, тем быстрее будут выявлены слабые места (бутылочные горлышки, простои и т.д.) и тем быстрее будут разработаны пути к улучшению. Среднее значение количества незавершенных задач позволит команде настроить мониторинг потока и только потом количество незавершенных задач может быть значительно уменьшено без стресса и сопротивления к изменениям.
  3. Как только Вы определились с значениями начатых задач, Вы можете перейти к созданию канбан-доски. Канбан-доска это таблица, которая имеет одну колонку для каждого шага рабочего потока
  4. Создав доску Вы можете начать добавлять на нее задачи. Задачи описывают действия, которые должны быть сделаны, они имеют название и понятны всему персоналу. В добавок, в зависимости от задачи и процесса, мы можете настроить канбан-доску отслеживать для Вас следующую информацию:
    • Дата создания задачи
    • Крайний срок выполнения
    • Имя создателя карточки
    • Приоритет
    • Тип задачи
    • Описание задачи
    • Комментарии
    • Прогресс выполнения
    • Лог

    Вдобавок, если у Вас есть сотрудники, канбан-доска покажет Вам, кто сейчас работает и над какой задачей.

Виртуальную канбан-доску можно легко настроить с помощью системы KanbanDesk . С ее помощью можно находить и отслеживать указанную Выше информацию в режиме реального времени.

Консультации и обучение

Если Вы чувствуете что Вам нужна помощь эксперта для внедрения метода канбан для визуального управления Вашей компанией, пожалуйста обращайтесь к экспертам компании KanbanDesk.

У нас Вы также можете получить консультации и обучение по таким вопросам:

  • настройка оптимального значения для одновременно начатых задач (незавершенной работы)
  • как запустить канбан-доску в вашем бизнесе
  • поиск бутылочных горлышек
  • исследование метрик и нахождение ответов
  • обучение персонала компании работе с канбан-доской.
Стоимость консультаций

1 час консультирования стоит $60 (1800 рублей, 480 грн). Минимальное время консультации - 20 минут. Тренинг по обучению персонала Вашего персонала работе с канбан-доской может быть проведен в режиме вебинара, цена обучения договорная.

Отзывы
"Консультация с руководителем проекта КанбанДеск Олегом Сувориным помогла нам оптимизировать процессы в компании. Мы настроили свою логистику движения мастеров, которые оказывают ремонтные работы по г.Москва таким образом, что сократили время передвижения их по городу на 25-30%."

Сергей Петров,
Директор компании
"Квартирный мастер"

Зарегистрироваться на консультацию