Как правильно оценивать время выполнения проекта

В современном мире время стало чуть ли не валютой. Успешность компании и ее прибыль напрямую зависят от скорости предоставления услуг или выполнения заказа. Заказчик всегда хочет получить результат вовремя, и нет ничего худшего, чем его обманутые ожидания. Впоследствии мы все таки доделаем, сдадим работу, но потеряем этого заказчика навсегда. Вдогонку можно еще получить кучу негативных отзывов в интернете, что нанесет существенный удар по репутации компании.

Основной, и наиболее весомой причиной срыва сроков, является неправильная оценка времени. Обычно, мы оцениваем объем работы достаточно точно (нам же надо выставить счет клиенту), а вот оценка времени – часто это чисто субъективная величина.

При оценки времени чаще всего вы спрашиваете непосредственно у сотрудника, за какой срок он сможет сделать ту или иную задачу.
Рассмотрим два варианта оценки времени, которые являются деструктивными и снижают производительность компании:

  • Пессимистичная оценка – сотрудник оценивает время выполнения задачи, преувеличивая время своей работы. Например, он оценил время выполнения задачи на 10 часов, а на самом деле сделал ее за 5 часов. Естественно, что 5 лишних часов потеряны, поскольку на протяжении их сотрудник, что бывает чаще всего, не будет выполнять какую либо полезную работу. Таким образом, страдает производительность компании в целом, поскольку за определенную единицу времени (например, месяц), можно было бы сделать намного больше и соответственно, получить больше прибыли.
  • Оптимистичная оценка – сотрудник оценивает время выполнения задачи занижаемым количеством часов. Например реально, на выполнения задачи нужно 8 часов, однако сотрудник оценил время ее выполнения на 6 часов. Он создал ожидание, что работа будет выполнена, и не сделал ее. Как следствие имеем просроченную работу и недовольного заказчика. Усугубляет ситуацию и то, что ситуация повторится, если сотрудник опять оптимистично оценит время, нужное для доработки.

Как видим именно от реалистичности оценки работы сотрудником и зависит будет ли сделана работа срок и производительность компании. Из этого возникает вполне естественной вопрос – как развить у сотрудника ту самую реалистичность при оценке времени выполнения задачи?

Следует выполнить следующие рекомендации:

  • при оценке времени на выполнение задачи, сотрудник должен указать количество часов точно (“на это нужно 5, или 10 часов”, а не “примерно полдня”, “где то пару часов”, и т. д.);
  • фиксировать время начала и конца выполнения каждой задачи;
  • вести подробную статистику времени выполнения задач.

Требование точно оценить время приводит к тому, что сотрудник будет стараться выполнить работу за, указанное им же время. Фиксирование времени начала и конца времени выполнения, и статистика позволят по истечении некоторого времени отследить и увидеть, насколько время оценки работы сотрудником отличается от реально затраченного времени. В последующем мы сможем внести коррективы в работу и намного точнее оценивать время.

Для реализации вышеизложенный рекомендаций, идеально подходит система управления проектами KanbanDesk, в которую встроен модуль учета времени и модуль аналитики.

Эта запись была опубликована в рубрике Успех пользователем Administrator. Добавить в закладки ссылку.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *