Как создавать железные договоренности?

Часто ли вы сталкивались с ситуацией, когда менеджер поручил задачу подчиненному сотруднику, а она сделана некачественно или вообще не сделана? При этом «найти крайнего» практически невозможно и переделывать или доделывать приходится самому. Времени постоянно мало, приходится забирать работу домой, сроки горят, и я опять не успеваю. Если это ваш стиль жизни, то стоит пересмотреть вопрос делегирования задач сотрудникам и общие принципы своей работы.

Наиболее частое заблуждение – «никто не сделает эту работу лучше, чем я». При таком подходе к работе и ее распределении вы автоматически снимаете ответственность со своих сотрудников и перелаживаете ее на себя. В итоге в большинстве случаев работа будет выполнена некачественно, или вообще не выполнена. Как изменить сложившеюся ситуацию и делегировать работу так, чтоб заведомо знать, что она будет выполнена максимально качественно и быстро?

Для этого достаточно сделать всего 3 действия:

  1. Составьте список всех задач которые вообще нужно выполнить. Если задача большая и ее трудно описать, то лучше разбить на маленькие задачи понятные сотрудникам;
  2. Итак, как же выглядит процесс создания железной договоренности? Заказчик с исполнителем составляют письменную договоренность о выполнении конкретной задачи, далее исполнитель обязательно подтверждает ответственность за выполнение этой задачи. Для получения большего качества, в процессе создания договоренности, желательно чтоб исполнитель проговорил и это было письменно зафиксировано, как будет выглядеть результат на 10 балов по 10 бальной шкале;
  3. В письменной договоренности прописываем приоритет и дату выполнения задачи. Делегировать задачу подчиненному, не оговаривая срока его выполнения — пустой разговор. Если ваш сотрудник будет возражать против определения срока, то следует настоять на полном взаимопонимании в этом вопросе и определить дату окончания выполнения задачи.

Теперь разберем более подробно преимущества, которые мы получим, выполнив три вышеизложенных пункта.

  • Группирование работы и делегирование ее определенным сотрудникам сегментирует процесс деятельности. Это значит, что если кто- то заболел, не вышел на работу или вообще уволился, то пострадает только один определенный участок, а не работа компании в целом. При этом намного легче подобрать нового сотрудника под определенный вид работы, чем искать «талант», который сможет делать все и вся.
  • Письменные договоренности автоматически снимают все вопросы об ответственности – теперь точно знаем, кого спросить, если образовалась просроченная работа или что- то не сделали.
  • Теперь намного легче спланировать рабочую нагрузку на сотрудников и исключить вариант, когда один делает все, остальные просто участвуют.
  • Сотрудники четко и ясно представляют себе, каким должен быть результат работы, они фокусируются на вопросе: «Как это сделать качественно и в срок?», а не на вопросе: «Что мне делать?»
  • У вас появилось больше времени для решения стратегических вопросов.

Легко проверить, как работает эффективное делегирование, используя следующий подход. Возьмите обычные стикеры, впишите в них задания, которые надо решить на протяжении дня и имена сотрудников, которые будут их выполнять. Соблюдайте только простое правило – 1 стикер – это одна задача. Подсчитайте общее количество карточек и раздайте их в начале рабочего дня всем сотрудникам (для удобства можно просто разместить их на доске и показать эту доску сотрудникам). В конце дня проконтролируйте, что сделано, а что нет.

Попробуйте делать так на протяжении недели, и Вы сразу увидите результат. Такой подход к организации работы называется канбан и его широко используют многие компании.

Чтоб не писать задачи на стикеры вручную, можно использовать онлайн систему KanbanDesk. Она позволит делегировать задачи Вашей команде распределенной в разных точках мира.

Эта запись была опубликована в рубрике Успех пользователем Administrator. Добавить в закладки ссылку.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *